Vil du være med til at skabe en velfungerende hverdag i en tænketank, der arbejder for en økonomi med menneskers trivsel og planetens grænser som pejlemærker? Og trives du med at tage ansvar for økonomi, holde styr på detaljerne og skabe arbejdsgange, der gør det lettere for andre at lykkes?

​

Om WELA

WELA er en uafhængig tænketank, der arbejder for at fremme en trivselsøkonomi, hvor samfundsmæssig fremgang vurderes ud fra evnen til at skabe gode liv for alle inden for planetens grænser.

Vi udvikler analyser, økonomiske modeller og konkrete forslag og arbejder sammen med forskere, politikere og andre organisationer om at bringe dem i anvendelse.

​

Om stillingen

Som Office Manager får du ansvar for den daglige administrative drift med særligt fokus på økonomi, fælles systemer og velfungerende arbejdsgange. Du arbejder tæt sammen med direktøren, vicedirektøren og resten af teamet.

​

Du har solid økonomiforståelse og erfaring med at drive interne økonomiprocesser og samarbejdet med en ekstern økonomifunktion. Den konkrete opgavefordeling tilrettelægges efter dine kompetencer, men udgangspunktet er, at du har ansvaret for den løbende bogføring og lønadministration. Du får både faste driftsopgaver og mulighed for at forbedre den måde, vi organiserer arbejdet på. Vi søger derfor en kollega, der kan skabe overblik, følge op og få tingene afsluttet, og som også tager hånd om hverdagens praktiske opgaver.

​

Dine vigtigste opgaver

Organisation og daglig drift:

• Koordinere sekretariatets årshjul og understøtte bestyrelses- og ledelsesmøder med mødemateriale, praktisk planlægning og opfølgning på aftaler.

• Understøtte brugen af vores projektstyrings- og tidsregistreringssystemer og samle oplysninger til opfølgning på strategiske mål, resultater og impact.

• Varetage HR-administration og koordinere personaleprocesser, herunder vedligeholdelse af personalehåndbogen i samarbejde med ledelsen.

• Sikre, at kontorets praktiske rammer fungerer, herunder IT-administration, abonnementer, indkøb, frokostordning og koordinering med leverandører.

• Bidrage til planlægning og afvikling af arrangementer, workshops og rejser.
   

Økonomi og bevillingsadministration:

• Varetage eller koordinere bogføring, bilagshåndtering, kontering og lønadministration.

• Sikre, at oplysninger om løn, ferie, fravær, refusioner og udlæg bliver håndteret korrekt og rettidigt.

• Drive den løbende opfølgning på budgetter, projektøkonomi og likviditet i samarbejde med ledelsen og de projektansvarlige.

• Sikre sammenhæng mellem tidsregistrering, projektkontering og økonomisk dokumentation til fonde.

• Holde overblik over bevillinger, frister og dokumentationskrav og koordinere materiale til fondsansøgninger og afrapportering.

• Koordinere samarbejdet med ekstern økonomifunktion og revisor og følge op på leverancer, frister og afklaringer.
   

Du har ansvar for, at den administrative struktur og opfølgning fungerer. Ledelsen og de projektansvarlige har ansvar for de strategiske prioriteringer, faglige leverancer og vurderingen af resultaterne.

​

Vi søger en person, der:

• Har solid erfaring med administration og office management, gerne fra en mindre organisation med en bred opgaveportefølje.

• Har solid økonomiforståelse og kan forstå og følge op på et regnskab, opdage uoverensstemmelser og sikre et pålideligt økonomisk overblik.

• Har praktisk erfaring med bogføring og lønadministration eller erfaring med selvstændigt at drive interne økonomiprocesser og kvalificere leverancer fra en ekstern økonomifunktion.

• Har erfaring med projekt- eller fondsadministration og kan holde styr på krav, frister og dokumentation.

• Er tryg ved digitale værktøjer og kan hjælpe kolleger med at få fælles systemer og arbejdsgange til at fungere.

• Arbejder selvstændigt, følger op og tager initiativ, når noget mangler eller kan gøres enklere.

• Kan prioritere mellem forskellige opgaver og afstemme forventninger, når flere har brug for hjælp samtidig.

• Kommunikerer klart og samarbejder godt med både kolleger og eksterne samarbejdspartnere.
   

Vi bruger e-conomic, Budget123 og Danløn samt ClickUp til projektstyring. Det er en fordel, hvis du kender nogle af systemerne og har erfaring med HR-administration eller Microsoft 365-administration. Du behøver ikke kende alle vores værktøjer på forhånd.
 

Vi tilbyder

En alsidig stilling med selvstændigt ansvar og mulighed for at præge arbejdsgange og administrative løsninger. Du bliver en del af et engageret team med høj faglighed og en fælles ambition om at bidrage til samfundsforandring.
 

Vi har en uformel, åben og inkluderende kultur, hvor vi tager ansvar for både arbejdet og hinanden. Vi tilbyder fleksible arbejdsforhold og mulighed for faglig udvikling.

Arbejdspladsen ligger i kontorfællesskabet BLOXHUB i det centrale København.
 

Løn og ansættelsesforhold

Stillingen er på 37 timer om ugen med forventet tiltrædelse 15. januar 2027 eller efter aftale. Løn og ansættelsesvilkår aftales på baggrund af dine kvalifikationer og erfaring.

Du refererer til WELAs vicedirektør og arbejder tæt sammen med ledelsesgruppen om de fælles arbejdsgange og den daglige koordinering.
 

Vil du vide mere?

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte vicedirektør Tina Dejan på 29 16 62 32 eller td@wellbeingeconomylab.com.
 

Ansøgning

Send din ansøgning og dit CV til td@wellbeingeconomylab.com senest 25. november 2026.

Vi forventer at afholde to samtalerunder. Til anden samtale vil du blive bedt om at forberede en kort case, som giver indblik i din tilgang til struktur, koordinering og praktisk opgaveløsning. Forberedelsen forventes at tage højst to timer.